MENGURAIKAN dan MEMANFAATKAN DATA dan INFORMASI
Telecommuniting,penggunaan fasilitas komunikasi elektronik untuk menghubungkan para pekerja yang melaksanakan pekerjaan dan rumah/luar kantor dengan sumber daya perusahaan. untuk pengiriman data on-line , pemesanan online pembayaran online.
Data berasal dari bahasa Yunani "datum" yang berarti fakta dan dalam bahasa Inggris "data"
Data menurut The Liang Gie adalah hal ,peristiwa atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung suatu pengetahuan untuk dijadikan dasar keterampilan ,pembuatan kesimpulan / penempatan keputusan.
Data adalah bahan mentah yang melalui pengolahan tersebut lalu menjadi keterangan(informasi).
1. Data pada manusia :
Data yang diterima manusia karena adanya stimulus yang dapat "ditangkap"oleh indra manusia dan dibawa oleh simpul simpul saraf yang pada akhirnya diolah oleh otak.
Ada 2 jenis data yang dapat diterima manusia ,yaitu:
- jenis data yang tersurat
- jenis data yang tersirat
2. Data bagi komputer
Berjenis data tersurat,artinya komputer akan mengerti data yang diberikan kepadanya bila data tersebut dapat dikodekan/dilambangkan sesuai dengan kaidah kaidah yang sudah dimengerti oleh komputer.
a. Jenis-jenis data
- Data teks
- Data numeris
- Data gambar
- Data video
- Data audio
b. Hierarki data
- File adalah kumpulan catatan data yang berhubungan dengan subjek tertentu
- Catatan adalah elemen data yang berhubungan dengan objek tertentu
- Elemen Data adalah unit data terkecil yang tidak dapat dibagi lagi menjadi unit yang berarti.
2. Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yng bermanfaat. George R Terry, Ph,D. menjelaskan berguna atau tidaknya informasi tergantung pada beberapa aspek,yaitu:
- tujuan si penerima
- ketelitian penyampaian dan pengolahan data
- waktu
- ruang dan tempat
- bentuk
- semantik
3. Perbedaan data informasi
sangat relatif tergantung pada nilai gunanya bagi manajemen yang memerlukan
4. Hubungan antara data dengan informasi
Dalam kaitanyya hubungan yang dapat menggambarkan hubungan data dengan informasi adlah dengan menggunakan diagram venn. Ada data yang sudah sekaligus menjadi informasi . Mislanya ,data berat badan Dinda 60 kg. Akan tetapi ada juga data yang masih harus diolah terlebih dahulu . Informasi yang baik harus memenuhi yang baik harus memenuhi bebrapa persyaratan :
- akurat
- tepat waktu
- relevan
A. Lingkup Manajemen Perkantoran
1. Pengertian Kantor
Tempat atau ruangan penyeleggaraan kegiatan pengumpulan ,pencatatan,pengelolaan,penyimpanan,dan pendistribusian data dan informasi
2. Tujuan Kantor
- penerimaan informasi
- pencatatan informasi
- penyusunan informasi
- pemberian informasi
- perawatan aktiva
3. Manajemen Perkantoran
- Pegawai kantor
- Biaya Perkantoran
- Prosedur
- Metode Perkantoran
- Dll
4. Kegiatan administrasi
- menghimpun
- mencatat
- mengkalikan
- mengolah
- mengirim
- menyimpan
5. Konsepsi tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran
kegiatan diatas dapat dirangkai dalam 3 kelompok :
- Korespondensi (correspondence) atau surat menyurat
- Ekspedisi (ekspedition)
- pengarsipan (filing)
B. Sistem Informasi Manajemen
suatu sistem terintegrsi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya
C. Mendapatkan informasi dari data
- melalui pengamatan tersendiri secara langsung
- wawancara
- perkiraan responden
- daftar pertanyaan
D. Pengolahan data menjadi informasi
- reading
- writing,typing,card punching or paper, tape perforating
- recording or printing
- sorting
- transmitting
- calculating
- comparing
- storing
E. Pentingnya sistem informasi manajemen
- penciptaan sistem informasi
- saluran informasi
- pengiriman informasi
- penerimaan informasi
- pemakai informasi
- penilai informasi
F. Penggunaan Informasi
Bidang bidnag kegiatan yang memerlukan informasi:
- informasi untuk kegiatan politik
- informasi untuk kegiatan kegiatan pemerintahan
- informasi untuk kegiatan kegiatan sosial
- informasi untuk kegiatan kegiatan dunia usaha
- informasi untuk kegiatan kegiatan militer
- informaasi untuk kegiatan kegiatan perkantoran
G. Tugas dan pelayanan kantor
timbulah jabatan jabatan dalam perkantoran
- manajer
- sekretaris
- personalia
- supervisor
- pegawai
- dll
H. Alat pengumpulan data informasi
- computer
- router
- modem
- hub
- antena
- radio wireless
- perangkat lunak (aplikasi)
- printer
- scanner
- camera digital
- handycam
- telepon
- faximile
